Kenali Perbedaan Tugas Seorang Procurement dan Purchasing

Cikarang,-

Hallo Pabrikers, Secara sederhana procurement dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Ada beberapa tahap procurement, yaitu: identifikasi kebutuhan, pemilihan barang/jasa, dan pengadaan barang/jasa. Produk kebutuhan bisa dibeli secara langsung. 

Akan tetapi, ada juga yang melewati proses tender atau lelang. Kalau sudah didapat, barang atau jasa tersebut harus datang tepat waktu. Kualitas dan kuantitasnya juga wajib sama dengan ketentuan awal.

Sedangkan purchasing memiliki arti yang lebih spesifik, yaitu pemesanan, pengiriman, penerimaan, dan pembayaran barang atau jasa. Jadi, purchasing sebenarnya berada dalam ruang lingkup procurement.

Ada beberapa skill yang dibutuhkan seorang procurement dan purchasing. 

Procurement membutuhkan skill, yaitu:

1.    Manajemen hubungan

Tenaga procurement akan bertanggung jawab memilih dan mengadakan produk. Itulah mengapa, mereka harus mahir menjaga hubungan dengan supplier.

Tak hanya itu saja, lho. Barang atau jasa yang diadakan akan digunakan oleh staf perusahaan. Pegiat procurement juga harus menjaga hubungan dengan mereka.

Dengan skill ini, proses pengadaan bisa berjalan lancar. 

2.    Negosiasi

Misalnya, perusahaan membutuhkan barang dengan kualitas A. Budget yang diberikan untuk membelinya adalah Rp13 juta. Sayangnya, barang tersebut sangat sulit dicari.

Nah, ternyata, ada supplier X yang menawarkan barang tersebut. Akan tetapi, harga yang ditawarkan adalah Rp15 juta.

Dalam skenario ini, kamu harus mahir negosiasi. Titik temu antara kamu dan supplier X harus bisa ditemukan. 

3.    Strategic thinking

Kondisi pasar selalu dinamis. Kadang kala, harga sebuah barang/jasa mendadak naik atau malah turun.

Otomatis, harga produk yang kamu adakan ikut naik dan turun. Operasional perusahaan pun bisa kena dampaknya.

Inilah yang jadi perbedaan procurement dan purchasing selanjutnya. 

Ahli procurement harus punya kemampuan strategic thinking. Skill ini berkaitan dengan pemahaman keadaan, sehingga kamu siap ketika ada sebuah perubahan.

Harga boleh terus berubah, tapi tujuan organisasimu harus tetap tercapai.

Purchasing membutuhkan skill, yaitu:

1.    Manajemen inventaris

Mengutip Investopedia, manajemen inventaris merupakan proses memesan, menyimpan, dan menggunakan inventaris perusahaan.

Ahli purchasing harus punya skill ini. Dengan begitu, barang yang sudah dibeli bisa tersimpan dan terpakai dengan baik.

2.    Quality control

Misalnya, perusahaan butuh barang dengan kualitas terbaik. Akan tetapi, supplier datang dengan membawa barang berkualitas sedang.

Tenaga purchasing harus jeli membedakan keduanya. Ketika kurang sesuai, barang yang datang tak bisa diterima begitu saja.

3.    Keuangan

Tenaga purchasing harus punya skill keuangan. Mereka wajib tahu berapa harga barang atau jasa yang masuk akal.

Dalam prakteknya procurement terdiri tiga tahapan, yakni purchasing, expediting, dan traffic. Dua hal terakhir dapat dijelaskan sebagai berikut, expediting merupakan tahapan pengawasan agar proses pembelian berjalan lancar. Sedangkan traffic merupakan tahapan pengiriman dan memastikan barang aman sampai di tempat tujuan.

Strategi procurement yang efisien harus bermuara pada ketepatan dalam lima hal, yakni kualitas, harga, waktu, layanan, dan jumlah. Lima poin itu saling berhubungan satu sama lain. (*)