Staf Purchasing Harus Menghindari 5 Kesalahan Ini Dihindari

Hallo Pabrikers…..

Syarat utama untuk menjadi seorang staf purchasing adalah memiliki ketelitian. Tanpa itu, akan sulit bagi staf purchasing untuk mengelola dokumen-dokumen penting seperti invoice atau purchase order, menghitung keluar masuknya uang perusahaan, dan tugas-tugas lainnya.

Sebagai staf purchasing, tugas anda adalah memastikan barang yang anda beli menggunakan uang perusahaan didukung oleh dokumen yang sah. Dokumen-dokumen tersebut di antaranya adalah invoice dari vendor, purchase order yang sudah ditandatangani pihak-pihak yang berkepentingan, serta dokumen pengiriman barang.

Kehilangan salah satu di antara ketiga dokumen ini sudah pasti mendatangkan serangan panik. Namun ada kesalahan-kesalahan lainnya yang harus anda hindari oleh staf purchasing seperti anda. Berikut ini lima kesalahan yang harus dihindari oleh seorang staf purchasing:

Bayar barang yang tidak diorder

Kesalahan yang satu ini bisa berujung fatal. Anda bisa saja diseret ke meja hijau karena menggunakan uang perusahaan untuk membeli barang yang tidak jelas purchase order atau invoicenya. Sebagai bagian dari divisi akunting, anda harus benar-benar teliti dan melakukan pengecekan berkali-kali sebelum memutuskan mengeluarkan uang perusahaan.

Periksa kembali siapa yang membuat purchase order, siapa yang menyetujuinya, dan konfirmasi lagi dengan kedua pihak tersebut. Jika datang sebuah invoice ke meja anda, cek lagi apakah ada purchase order yang mengonfirmasi isi invoice tersebut.

Bayar terlalu cepat

Barangnya belum sampai di tangan, namun anda sudah menyelesaikan pembayaran. Untuk beberapa situasi, hal ini mungkin tidak dihitung sebagai sebuah kesalahan. Seperti misalnya anda sudah punya hubungan baik dengan pihak vendor, atau kedua belah pihak sudah menjalin kerjasama bertahun-tahun lamanya.

Namun hal ini akan menjadi masalah jika anda baru saja menjalin kerjasama dengan sebuah vendor. Sang vendor mungkin akan senang-senang saja menerima pembayaran anda yang terlalu cepat, namun atasan anda mungkin akan mempertanyakan hal ini pada anda sebagai seorang staf purchasing.

Bayar terlambat

Untuk kesalahan yang satu ini sudah pasti tidak ada pihak yang senang mengalaminya. Pihak vendor sudah pasti kesal karena pembayaran tak kunjung datang sementara barang/jasa sudah anda diterima perusahaan anda. Atasan anda pun sudah pasti akan terus mengejar anda untuk sesegera mungkin melakukan pembayaran.

Jangan sampai anda melakukan kesalahan yang satu ini kalau tak mau mendapatkan penilaian negatif dari atasan anda. Segera lakukan pembayaran jika anda menerima invoice. Namun jangan lupa cek dulu apakah invoce tersebut memiliki purchase order yang valid.

Bayar dua kali

Kesalahan ini bisa dibilang cukup sering terjadi jika anda tidak teliti. Melakukan purchasing secara manual adalah salah satu penyebab umum dari terjadinya kesalahan membayar barang yang sama hingga dua kali.

Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan beralih menggunakan purchasing system. Salah satu kelebihan dari purchasing system adalah semua dokumen purchase order, invoice, dan lainnya dikelola dalam satu software. Sehingga kesalahan seperti bayar dua kali bisa anda hindari dengan mudah.

Beli barang yang belum mendapat persetujuan atasan

Ini yang bahaya. Anda dan karyawan yang membutuhkan barang tersebut bisa dituduh melakukan penggelapan uang perusahaan karena melakukan pembelian sebuah barang tanpa ada bukti persetujuan dari atasan. Untuk menghindari hal ini, selalu konfirmasi dengan semua pihak yang berkaitan, termasuk pihak manajer atau pun direktur jika diperlukan.

Meskipun barang tersebut memang dibutuhkan oleh sang karyawan, namun tak berarti anda bisa mengeluarkan uang perusahaan jika belum mendapatkan tanda tangan dari atasan. (*) 

Source : Hashmicro.com