General Affair (GA) merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional, tidak sedikit juga dimana General Affair ini digabung dengan HR Department. Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari tujuan, prospek, dan perencanaan ke depannya. Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya. General affair inilah yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga.
Namun, tahukah Anda apa yang menjadi fungsi dan tugas dari divisi GA tersebut? Untuk menjawabnya, mari kita simak uraian lengkapnya berikut ini.

Tugas General Affair

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan. GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.
GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini merupakan tugas General affair di dalam perusahaan. 

Pengadaan Barang

Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC). Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang. Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut berjalan baik.

Pembayaran dan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan. Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya. Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya. Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.

Renovasi dan Pemeliharaan Aset

Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya. Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan. Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.

GA dalam perusahaan juga selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat sekedar melakukan renovasi. GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

Fungsi General Affair di dalam Perusahaan

Dalam menjalankan tugasnya, GA juga memiliki fungsi sendiri dalam menjalankan operasional perusahaan. Berikut merupakan fungsi General Affair di perusahaan.

Pemeliharaan dan Perawatan

Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang kondisi dan fasilitas perusahaan. Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan. GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu? Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.

Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.

Membantu Perizinan dan Membina Hubungan Baik

Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Selain itu, GA juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.

Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Jika GA dalam perusahaan di gabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.

Source: talenta.co