Ini 5 Tips Untuk Menjadi Purchasing Manager Yang Unggul

Hallo Pabrikers, dilansir dari fraxion.biz, Purchasing Manager memainkan peran integral dalam keberhasilan atau kegagalan perusahaan tempat mereka bekerja. Ketika mereka tidak memperkirakan permintaan yang diantisipasi untuk produk dan layanan, Purchasing Manager menghabiskan waktu mereka untuk bernegosiasi dengan vendor dan supplier untuk mendapatkan nilai terbaik bagi perusahaan mereka. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga hubungan baik dengan supplier, memperkirakan tren harga, dan melatih serta mengelola tim mereka, antara lain.

Tidak peduli seberapa baik Purchasing Manager Anda, selalu ada ruang untuk pertumbuhan dan perbaikan. Mari kita lihat 5 cara Anda dapat meningkatkan keterampilan pembelian dan manajerial Anda ke tingkat berikutnya.

1. Gunakan Alat dan Platform Pembelian yang Inovatif

Tidak ada kekurangan solusi teknologi di pasar yang semuanya menjanjikan untuk membuat manajemen pembelian lebih mudah. Kombinasi yang tepat antara teknologi mobile dan kemampuan kolaborasi, misalnya, untuk menyederhanakan komunikasi Tim anda secara signifikan. Anda dapat menggunakan alat kolaborasi untuk berkomunikasi dengan mereka baik secara real time maupun secara tidak singkron dari perangkat apa pun yang terhubung.

Demikian pula, jika Anda masih mengandalkan Excel untuk menangani pengadaan Anda, mungkin sudah waktunya untuk beralih ke sistem pembelian modern. Ini terutama benar jika Anda merasa program Anda saat ini tidak lagi cukup kuat untuk menangani kebutuhan Anda.

Menerapkan solusi baru tidak hanya akan mengoptimalkan departemen Anda, tetapi Anda juga dapat menghasilkan lebih banyak data. Anda kemudian dapat memanfaatkan data untuk mendorong manajemen pembelian yang lebih baik, meningkatkan pengambilan keputusan, dan menegosiasikan harga dengan vendor.

2. Tinjau Vendor Secara Berkala

Sebagai Purchasing Manager, salah satu tanggung jawab utama Anda adalah menegosiasikan kesepakatan terbaik yang menambah nilai paling besar bagi perusahaan Anda. Untuk melakukan ini secara efektif, Anda perlu membiasakan untuk meninjau secara berkala terhadap bagaimana hubungan supplier Anda yang ada dan memeriksa apakah vendor baru mungkin menawarkan harga yang lebih kompetitif.

Bahkan jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan supplier tertentu, Anda mungkin masih mendapat manfaat dengan beralih ke vendor baru. 

Alat pembelian digital lebih merampingkan konsolidasi vendor, sebuah strategi yang secara signifikan dapat mengurangi biaya dan mendorong peluang penghematan. Dengan mengurangi jumlah vendor tempat Anda membeli, Anda memperoleh peluang lebih besar untuk memenuhi syarat diskon volume dan pengurangan biaya pengiriman. Lebih sedikit vendor juga berarti lebih sedikit administrasi, yang membebaskan waktu Anda untuk fokus pada hubungan vendor yang memberikan nilai terbaik.

3. Kembangkan Hubungan yang Kuat dengan Vendor

Semakin baik hubungan Anda dengan semua pemangku kepentingan yang bekerja sama dengan Anda, supplier dan vendor khususnya, semakin efektif Anda dalam menjalankan peran Purchasing Manager.

Jadi pertajam keterampilan manajemen vendor Anda. Beri tahu mereka tentang proses dan tujuan perusahaan Anda. Lakukan pembayaran vendor tepat waktu dan buat perjanjian terperinci untuk memandu mereka dalam tugas mereka. Jadwalkan waktu bersama mereka untuk saling berdiskusi jika terdapat kendala. Semakin saling percaya dan loyalitas yang Anda dan vendor Anda miliki satu sama lain, semakin mudah peran Purchasing Manager.

Bonus tambahan dari memiliki hubungan yang baik dengan vendor adalah mereka akan cenderung menawarkan harga yang lebih baik, pengiriman gratis, atau pasokan prioritas kepada Anda. Ketika teknologi atau produk baru datang ke pasar, mereka akan memberi tahu Anda tentang pilihan Anda dan merekomendasikan jalan terbaik ke depan.

Hal lain yang perlu diingat sebagai Purchasing Manager, Anda diukur pada pengembalian bisnis dan penghematan yang dapat Anda hasilkan dari proses pengadaan yang dioptimalkan dan hubungan vendor. Tingkatkan manajemen pembelian Anda dengan alat digital yang memberi Anda visibilitas, kemampuan pelaporan, dan data untuk mendukung negosiasi harga. 

Dengan memanfaatkan data ini, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk menegosiasikan ulang kontrak dan memenuhi syarat untuk persyaratan pembelian yang lebih menguntungkan. Anda dapat meningkatkan hubungan ini lebih jauh dengan memastikan bahwa pembelian hanya terjadi dengan vendor berkinerja tinggi ini berdasarkan kontrak.

4. Berkolaborasi dengan Tim Anda Untuk Proses Kerja yang Tepat dan Terukur

Dalam realitas kerja jarak jauh saat ini, kolaborasi antar tim menjadi lebih penting dari sebelumnya. Memiliki sistem pembelian atau alat digital untuk memfasilitasi proses ini dapat memberdayakan tim Anda untuk mencapai KPI hemat biaya mereka, membantu mendukung Anda sebagai Purchasing Manager mereka.

Andalkan teknologi untuk mempercepat dan mengotomatiskan alur kerja pembelian. Anda dapat yakin bahwa semua pemangku kepentingan diberi tahu saat tindakan diperlukan, pendelegasian wewenang ditegakkan, dan tugas diselesaikan tepat waktu untuk memastikan bahwa semua peluang penghematan didapatkan.

5. Promosikan dan Berdayakan Tim Terbaik Anda untuk Membuat Mereka Tetap Terlibat

Pekerja saat ini sangat peduli dengan tumpukan teknologi perusahaan mereka. Menurut laporan State of Work 2021 Adobe Workfront baru-baru ini, 49% pekerja AS mengatakan mereka "kemungkinan besar akan meninggalkan pekerjaan mereka saat ini jika mereka tidak senang atau frustrasi dengan teknologi yang mereka gunakan di tempat kerja."

Tingkatkan moral dengan menyederhanakan proses sehari-hari dan memberdayakan staf. Terapkan alat digital yang meningkatkan produktivitas yang mengurangi pengulangan dan kerumitan, menghemat waktu, dan memberdayakan tim untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Hasilnya, tim pembelian Anda menjadi lebih efektif karena akan diisi dengan pekerja yang termotivasi dan ingin berkembang. Terapkan sistem ROI (Return on Invesment) karena tim Anda akan lebih mahir menggunakan sistem pembelian dan proses internal Anda. Mereka akan dapat mengolah wawasan data dari sistem ini, untuk membuat keputusan yang memberikan nilai bisnis.

Tingkatkan retensi dengan menyediakan berbagai teknologi yang efektif dan peluang kerja yang luas. Ketika posisi tingkat senior terbuka di departemen Anda, cobalah untuk mengisinya dengan orang-orang Anda sendiri. Karyawan Anda tidak hanya layak untuk diakui atas kerja keras dan tekad mereka, tetapi biasanya lebih mudah untuk mempromosikan kandidat internal daripada merekrut secara eksternal.

Menjadi Purchasing Manager yang lebih baik. Mencapai hasil pembelian yang menguntungkan.

Semakin baik Anda menjadi Purchasing Manager, semakin termotivasi dan berdampak pada tim Anda. Dan dengan tim yang kuat yang dilengkapi dengan alat yang tepat dan berkomitmen pada visi Anda, Anda semua dapat fokus untuk mencapai tujuan bersama, unggul dalam peran pembelian Anda, memajukan karier Anda, dan membawa manajemen pembelian perusahaan Anda ke tingkat berikutnya. (*)