Berikut Mengenai General Affair Mulai Dari Tugas, Fungsi, Skill
General Affair adalah posisi pekerjaan yang berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional dalam sebuah perusahaan. Pada perusahaan yang tidak terlalu besar, biasanya posisi yang juga biasa disebut GA ini tergabung dengan HRD atau menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian.
Cikarang,-
Halo Pabrikers, General Affair adalah posisi pekerjaan yang berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional dalam sebuah perusahaan. Pada perusahaan yang tidak terlalu besar, biasanya posisi yang juga biasa disebut GA ini tergabung dengan HRD atau menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian.
Lantas, seperti apa sebenarnya tugas General Affair di dalam perusahaan? Yuk, cari tahu selengkapnya tentang General Affair di sini.
General Affair adalah memiliki pemahaman tentang K3 yakni keselamatan dan kesehatan kerja.
Dikutip dari laman web, Tugaskaryawan.com. Jojonomic, Karyaone.co.id direktoritraining.
A. Berikut tugas general Affair di berbagai macam perusahaan diantaranya :
1. Tugas General Affair di perusahaan retail
Terlibat dalam proses legalitas dan perizinan.
Mengurus pemeliharaan gedung kantor dan fasilitas penunjang lainnya.
Menyiapkan dokumen administrasi.
Mengurus pemeliharaan dan perawatan kendaraan operasional.
Mengatur jadwal operasional karyawan lain seperti supir, office boy dan satpam.
2. Tugas General Affair di perusahaan FMCG
Terlibat dalam urusan corporate social responsibility dan lingkungan hidup.
Mengurus perihal pemeliharaan gedung dan fasilitas lainnya.
Menyiapkan dokumen-dokumen administratif dan legal.
Mengurus pengadaan dan perawatan kendaraan operasional jika ada.
Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan proyek yang dilakukan perusahaan.
3. Tugas General Affair di perusahaan startup
Startup atau perusahaan yang masih tergolong baru, akan memaksimalkan sumber daya manusia yang ada. Karenanya, kamu mungkin saja menjumpai peran General Affair dan HRD yang menjadi satu posisi. Berikut tanggung jawabnya:
Menyiapkan kebutuhan administratif
Menyimpan bukti-bukti transaksi perusahaan seperti invoice, struk belanja, dan lain-lain untuk diserahkan kepada bagian finance.
Menjaga alat-alat di perusahaan dan memastikan dapat bekerja dengan baik seperti laptop, printer, scanner, mesin fotokopi dan lain-lain.
Memantau absen karyawan, cuti, izin sakit.
Mengurus benefit karyawan seperti BPJS Kesehatan, Ketenagakerjaan dan asuransi kesehatan.
Menyiapkan dokumen-dokumen kepegawaian meliputi offer letter, kontrak, perjanjian kerja.
Menyiapkan dokumen-dokumen legal lainnya jika dibutuhkan.
4. Tugas General Affair di perusahaan teknologi
Jika kamu bekerja sebagai General Affair di perusahaan teknologi, maka kemungkinan kamu akan berhadapan dengan tanggung jawab ini:
Menyiapkan perjanjian kontrak kerja dan memperbarui masa berlaku kontrak tersebut.
Melakukan proses training development dalam perusahaan.
Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di perusahaan.
Mengelola kinerja tim dengan memberikan tujuan dan evaluasi yang jelas serta berkelanjutan.
Membantu supervisor dalam proses penilaian kinerja karyawan.
Membantu supervisor dalam melakukan proses konseling bagi karyawan.
Membantu dalam melakukan proses rekrutmen.
Terlibat dalam proses renovasi dan pembukaan kantor cabang baru perusahaan.
5. Tugas General Affair di perusahaan manufaktur
Menjalin relasi dengan pihak-pihak yang terlibat seperti Pemda, Kecamatan, Kelurahan dan Kepolisian.
Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan seperti bangunan, reklame dan lainnya.
Ikut bertanggung jawab terhadap kondisi instalasi listrik dan berbagai peralatan operasional yang dimiliki perusahaan.
Melakukan kontrol terhadap pekerjaan security, cleaning service, driver dan staff lainnya.
Menangani pengadaan alat-alat seperti ATK dan alat kerja.
B. SKill General Affair juga harus memiliki beberapa skills lainnya mulai dari:
Jujur
Teliti
Problem solving
Memiliki pengalaman koordinator dalam pengadaan barang di setiap departemen
Memiliki kemampuan menyusun dan mencatat pembelian serta perawatan dengan transparan
Memiliki interpersonal skills yang baik
Efektif berkomunikasi dan memiliki time management yang bagus
Memahami teknik loby dan negosiasi
C. Fungsi General Affair dalam sebuah perusahaan :
1. Menciptakan SOP
Seorang General Affair memiiki fungsi mengembangkan, menciptakan dan menerapkan sistem kerja dalam perawatan serta pengadaan fasilitas kantor. Contohnya mereka membuat checklist dan jadwal pembersihan toilet hingga membuat ringkasan pemeliharaan pada alat transportasi perusahaan.
2. Menjalankan fungsi pemeliharaan
Dalam arti, menilai dan memprioritaskan kondisi fasilitas yang ada sebelum mengajukan anggaran. Contohnya bila dalam satu perusahaan ada dua fasilitas yang harus diperbaiki yakni toilet dan ruang meeting, maka fungsi General Affair adalah menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan harus diutamakan.
3. Membina hubungan baik di dalam dan luar perusahaan
Pekerjaan General Affair mengharuskan mereka untuk banyak mengenal supplier barang atau jasa, vendor hingga mengadakan tender. Maka dari itu, membina hubungan baik dengan mereka menjadi salah satu fungsi dan tugas General Affair yang baik.
4. Menjalankan fungsi perawatan
General Affair menjalankan fungsi untuk memastikan semua aspek yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Sebagai contoh memastikan kebersihan lingkungan kerja mulai dari meja karyawan, tempat parkir, halaman, lobby, ruang meeting hingga mengecek secara berkala instalasi listrik bahkan air.
5. Menyiapkan laporan berkala bagi keperluan rapat anggaran
Fungsi General Affair adalah menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan besarnya biaya dan efektivitas di dalam perusahaan.
6. Membantu perizinan
General Affair turut membantu proses perizinan eksternal seperti ke kepolisian, ormas, wartawan, kecamatan, kelurahan dan sebagainya. Oleh sebab itu, selain menjalin hubungan baik dengan supplier atau vendor, General Affair juga harus menjalin komunikasi yang baik dengan pihak-pihak yang membantu perizinan eksternal ini.
7. Membuat atau meminta survey kepuasaan
Lantaran karena pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, tak heran bila seorang General Affair juga harus menyelenggarakan survey kepuasaan layanan bagi seluruh karyawan. Biasanya survey kepuasaan ini mencangkup semua fasilitas yang disediakan oleh perusahaan, mulai dari kebersihan toilet, higienitas, kebersihan mushola, kebersihan lingkungan kantor, fasilitas ATK dan sebagainya. Survey ini penting diadakan secara berkala untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan.(*)
